Obecnie w obrocie gospodarczym funkcjonują faktury papierowe oraz faktury elektroniczne. Co prawda istnieją przepisy mówiące o tym jakie elementy i dane powinny znaleźć się na fakturze tj: data wystawienia faktury oraz data sprzedaży, numer faktury, dane sprzedawcy oraz nabywcy, w tym także numery NIP, nazwa towaru lub usługi, kwota należności, ewentualnie kwota rabatu, ale nie ma standardu co do formatu tych danych czy miejsca, gdzie te dane mają być umieszczane na fakturze. Brak standardów w tym zakresie niesie za sobą wiele problemów w procesach wewnętrznych oraz wymianie danych pomiędzy systemami – workflow, systemami finansowo – księgowymi.
Mając na uwadze, że przedsiębiorstwa w Polsce od wielu lat digitalizują procesy wewnętrzne, a pracownicy coraz częściej wykonują pracę zdalną, faktury papierowe muszą podlegać procesowi digitalizacji, aby ich obrazy i dane znalazły się w systemach wewnętrznych, a pracownicy mieli do nich dostęp i mogli wykonywać swoje zadania. Nie zmienia to faktu, że proces digitalizacji stanowi dodatkowy koszt dla przedsiębiorstwa, a papierowy oryginał faktury i tak musi być przechowywany przez kilka lat.
Jakie zmiany w wystawianiu faktur w 2024 roku?
Czy e-Faktury będą obowiązkowe?
Dobrowolne e-faktury do 2024 roku
Krajowy System e-faktur wszedł w życie na mocy przepisów:
- Ustawy z dnia 29 10 2021 roku o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz U z 2021 roku poz 2076).
- Decyzja wykonawcza Rady (UE) 2022/1003 z dnia 17 czerwca 2022 r. upoważniająca Rzeczpospolitą Polską do stosowania szczególnego środka stanowiącego odstępstwo od art. 218 i 232 dyrektywy 2006/112/WE w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (Dz. Urz. UE L 168, 27.6.2022, s. 81-83)
Powszechny obowiązek korzystania z KSeF został przesunięty z 1 stycznia 2024r. na 1 lipca 2024r.
Od tego czasu faktura ustrukturyzowana miałaby być jedyną dopuszczalną formą dokumentowania czynności wykonywanych przez podatników VAT mających siedzibę lub stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce.
W 2022r. Ministerstwo Finansów prowadziło konsultacje publiczne w ramach ustawy i obowiązkowego fakturowania w KSeF. Rozmowy pokazały, że w przypadku niektórych przedsiębiorstw i pewnych czynności podatkowych, wystawienie faktury w KSeF i jej odbiór może być kłopotliwe.
3 lutego 2023r. Ministerstwo ogłosiło zmiany w założeniach do KSeF. Istotną zmianą jest to, że faktury konsumencie (B2C) nie będą objęte obsługą KSeF tak jak i bilety spełniające funkcje faktury (np. za przejazdy na autostradach), faktury wystawiane w procedurach OSS i IOSS, faktury VAT RR i faktury proforma. KSeF nie przewiduje również wystawiania i przyjęcia faktur niezgodnym ze wzorcem faktury ustrukturyzowanej w których odrębne przepisy wykluczają obowiązek ujmowania numeru NIP identyfikującego sprzedawcę czy jednoznaczną identyfikację nabywcy. Szczegóły w tym zakresie można znaleźć w ustawie o podatku VAT.
Dla wszystkich pozostałych których Ministerstwo nie zwalnia z obowiązku, od 1 lipca 2024 będą wystawiali faktury ustrukturyzowane.
Dobrą wiadomością od Ministerstwa Finansów jest informacja o liberalizacji sankcji i ich stosowanie dopiero od 1 stycznia 2025 r. dla KSeF.
Do kiedy można wystawiać faktury w formie papierowej?
Dla przedsiębiorstw, które zostały wyjęte z obowiązku KSeF, faktury papierowe będą jedną z dopuszczalnych form na stałe.
Do 31 grudnia formę papierową mogą mieć również faktury z kas fiskalnych i faktury uproszczone.
Należy też wziąć pod uwagę, że KSeF obowiązuje podmioty prowadzące działalność w Polsce. Jeżeli prowadzimy lub będziemy prowadzić interesy i wystawiać lub przyjmować faktury od zagranicznych kontrahentów, to będziemy musieli nadal obsługiwać faktury w formie papierowej i elektronicznej na zasadach jakie mamy uzgodnione z kontrahentem.
Korzyści z e-Faktur?
Korzyści dla przedsiębiorcy oraz fiskusa
Wdrożenie KSeF jest dla wielu firm wyzwaniem, ponieważ wiąże się z koniecznością przeprowadzenia analizy procesów związanych z wystawianiem faktur sprzedażowych oraz obiegiem faktur zakupowymi jak i całego ekosystemu aplikacji już wdrożonych w przedsiębiorstwie i biorących w nich udział.
Warto zwrócić uwagę, że wdrożenie faktury ustrukturyzowanej dla polskich przedsiębiorców niesie szereg korzyści w obszarach biznesowych jak i podatkowych.
W naszej ocenie KSeF daje wiele możliwości, takich jak automatyzacja procesów w oparciu o ustrukturyzowane dane, przyspieszenie wprowadzenia danych do systemów wewnętrznych, eliminację pomyłek związanych z rejestracją danych w systemach na podstawie obrazów dokumentów, a co za tym idzie ogólny wzrost jakości danych.
Dla wielu przedsiębiorstw wdrożenie KSeF może być bodźcem do uporządkowania procesów około sprzedażowych czy fakturowych.
Znaczącą korzyść przyniesie redukcja kosztów operacyjnych związanych z drukowaniem faktur papierowych, ich dystrybucją (tradycyjną pocztą), kosztów związanych ze skanowaniem faktur papierowych oraz obowiązkiem ich wieloletniego przechowywania. Podatnicy nie będą musieli wystawiać już duplikatów faktur, ponieważ faktury w KSeF nie zaginą, nie ulegną zniszczeniu i będą zawsze dostępne dla wystawcy i odbiorcy faktury, co zwiększy też poziom bezpieczeństwa danych.
Zmianami na korzyść podatników wykazało się też Ministerstwo Finansów. Wiele obowiązków podatkowych oraz sprawozdawczych zostanie znacząco uproszczonych. Zaletą korzystania z KSeF będzie szybszy zwrot podatku VAT. Podatnicy otrzymają jego zwrot znacznie szybciej. Termin zwrotu skróci się z 60 dni do 40.
Nastąpi także ograniczenie obowiązków w obszarze plików JPK_VAT. W sytuacji, gdy wszystkie faktury będą dostępne w systemie KSeF, nie będzie konieczności raportowania ich w innych systemach.
